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Dec 04, 2023

Cómo los operadores de restaurantes integran perfectamente su sistema POS con nómina y otras aplicaciones de recursos humanos

Gestionar eficazmente la fuerza laboral y los flujos de trabajo de recursos humanos de su restaurante a menudo puede parecer como ser el chef solitario en la cocina de un restaurante ocupado durante la hora pico de la cena. Programar y compensar a los trabajadores.

Gestionar eficazmente la fuerza laboral y los flujos de trabajo de recursos humanos de su restaurante a menudo puede parecer como ser el chef solitario en la cocina de un restaurante ocupado durante la hora pico de la cena. Programar y compensar a los trabajadores mientras se ingresan manualmente los datos de los empleados de una aplicación o sistema a otro requiere mucho tiempo, es propenso a errores y es frustrante.

Integrar su sistema de punto de venta (POS) para sincronizarlo perfectamente con la nómina y sus otras aplicaciones de recursos humanos es como una cocina profesional bien administrada donde los cocineros y los meseros se combinan perfectamente para preparar comidas de alta calidad para cientos de comensales felices diariamente. La integración de POS es el ingrediente secreto del éxito constante de un restaurante.

La integración de POS es el ingrediente esencial donde los datos de los empleados (piense en los nuevos empleados y sus horas trabajadas, propinas obtenidas, programación y resúmenes de asistencia) se comparten automáticamente con su nómina preferida o su sistema central de recursos humanos. La integración de sistemas agiliza los procesos de recursos humanos que sostienen un restaurante y fomentan el éxito. La nómina, la distribución de propinas, las nuevas contrataciones, las actualizaciones del estado de los empleados y los datos de programación se automatizan entre su sistema POS y sus aplicaciones de recursos humanos. La integración de POS garantiza que todo funcione tan fluidamente como la línea de cocina de un restaurante de cinco estrellas.

Si bien la mayoría de los sistemas POS actuales son innovadores digitalmente, aún deben compartir datos con otras aplicaciones en el ecosistema de recursos humanos de un restaurante. Si las aplicaciones principales de RR.HH., POS y nómina de una empresa no se comunican de manera eficiente y precisa, pueden ocurrir retrasos y errores. ¿El resultado? Gerentes estresados ​​y trabajadores descontentos con sueldos reducidos. Ya sea que el restaurante sea de servicio completo, informal o rápido, ¡no tener la integración del sistema POS es malo para el negocio!

Los restaurantes, en particular, enfrentan constantes desafíos de contratación y rotación de personal. La industria de la restauración tiene una alta tasa de rotación anual, con datos que muestran una rotación promedio de alrededor del 62%. Además, una encuesta realizada en 2022 muestra que desde agosto de 2021 hasta agosto de 2022, la permanencia promedio de los empleados en un restaurante fue de solo 110 días. Esto significa que los gerentes de restaurantes contratan y capacitan a tres personas diferentes para el mismo puesto en el transcurso de un año. La integración del sistema POS con aplicaciones clave de recursos humanos agiliza drásticamente los procesos de contratación, incorporación y nómina. Las operaciones fluidas también pueden mejorar la retención de empleados.

En Flexspring, ayudamos a los restaurantes a automatizar el intercambio de datos de POS y recursos humanos para ahorrar tiempo y dinero. Las cinco integraciones de datos de POS más populares solicitadas por los restaurantes son:

¿Cómo funcionan estos flujos de datos? Al igual que el personal de camareros y cocina bien organizado, la integración del sistema cierra la brecha y establece una conexión perfecta. La integración de nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados desde un sistema central de recursos humanos o de nómina a un POS garantiza registros precisos y actualizados de los empleados, eliminando datos manuales. -Entrada monotonía y errores. Al contratar a un nuevo trabajador en una aplicación central de recursos humanos o de nómina, su sistema POS sincroniza los datos de la nueva contratación. La integración agiliza la gestión de datos de los empleados para que su trabajador pueda estar en el piso o en la cocina de inmediato, ahorrando tiempo valioso a los gerentes.

La integración de resúmenes de tiempo y asistencia desde un POS a un sistema central de recursos humanos o de nómina garantiza que los datos de la tarjeta de tiempo ingresados ​​en su POS se compartan automáticamente con su aplicación principal de recursos humanos o de nómina. La integración del sistema proporciona importación automatizada y con manos libres de resúmenes por horas para cada trabajador. Las integraciones personalizadas incluso admiten tarifas variables según el rol y el tiempo de registro. Por ejemplo, a un empleado que trabaja como camarero por la mañana y como barman por la noche se le pueden pagar tarifas diferentes.

Transferir manualmente los datos de las propinas de los empleados desde el POS a una aplicación de nómina es ineficiente y propenso a errores. Las transferencias manuales también están terriblemente desactualizadas y pueden exponer a los empleadores a riesgos indebidos. Los empleados merecen que se les pague a tiempo y que sus propinas se distribuyan correctamente. La integración de propinas y comisiones desde un POS a un sistema central de recursos humanos o de nómina genera automáticamente propinas semanales, quincenales o diarias para que los trabajadores reciban su pago con precisión y los gerentes puedan concentrarse en tareas que mejoren la experiencia del cliente.

Puede encontrar más detalles sobre estos y otros casos de uso de integración de POS que ahorran tiempo en Flexspring y en el documento técnico gratuito de Flexspring, Integración de sistemas POS para restaurantes.

Gestión eficiente del tiempo: la integración del sistema POS es su camino claro hacia la eficiencia y el ahorro de tiempo al automatizar los procesos de entrada de datos, eliminando prácticamente el error humano. La integración también se adapta a situaciones personalizadas adaptadas a las necesidades específicas de su empresa.

“Lo único de nuestra cadena de restaurantes es nuestro proceso de préstamo. Si una ubicación tiene escasez de personal, podemos tomar prestados empleados de ubicaciones cercanas. Necesitábamos manejar esta transferencia temporal personalizada de entrada y salida para una asignación adecuada de costos en ADP. El equipo de Flexspring creó una integración personalizada en nuestro caso de uso de tiempo y asistencia que resolvió nuestro problema. La integración de datos funciona a la perfección”. – Director de TI, cadena de restaurantes estadounidense con más de 500 ubicaciones

Datos confiables y sin errores: los equipos de recursos humanos obtienen un impulso de confianza al saber que la integración de POS hace que los errores de entrada manual de datos dobles sean cosa del pasado. Con la integración, los profesionales de RR.HH. y nómina pueden confiar en datos de nómina precisos y actualizados para que los trabajadores reciban su pago a tiempo y, al mismo tiempo, eliminen los errores de datos manuales.

Análisis de datos de primer nivel: la combinación sencilla de datos de múltiples fuentes brinda a los equipos de RRHH y de nómina la información necesaria para detectar tendencias y tomar decisiones informadas. Piense en la integración como el ingrediente secreto que mejora el sabor de sus datos, transformando su flujo de trabajo en una obra maestra finamente condimentada preparada para el crecimiento y el éxito.

Seguridad incomparable: con la integración del sistema POS, la información confidencial está salvaguardada de forma segura únicamente en manos de usuarios autorizados. La integración del sistema equilibra perfectamente la comodidad y la privacidad, agilizando sus operaciones y al mismo tiempo protegiendo sus sistemas de recursos humanos contra fraudes y filtraciones de datos.

"Antes de la integración de datos, un administrador deshonesto podía ingresar al sistema y crear un empleado que no existe: un empleado fantasma", dijo Rob Pham, vicepresidente de tecnología de la información, Wen JAI Restaurant Group (una exitosa franquicia de Wendy's con más de 200 ubicaciones). “Crearían un nuevo empleado falso y harían que el depósito directo fuera a su cuenta bancaria. Ahora, con la integración, si un gerente crea un nuevo empleado falso a través de Aloha POS, la identificación del empleado generada a través de ADP no coincidirá con el empleado creado en Aloha. La integración nos ayudó enormemente al aumentar la seguridad”.

Experiencia mejorada de los empleados: los profesionales de recursos humanos capacitados se destacan en impulsar proyectos estratégicos que hacen avanzar su negocio en lugar de verse paralizados por monótonas tareas manuales de entrada de datos. Al deshacerse de la tediosa entrada de datos, los equipos de RR.HH. pueden disfrutar de un entorno de trabajo agradable y gratificante. Lo más importante es que el personal de atención al cliente y de atención al público aprecia que se les pague de forma precisa y puntual. ¡Trabajan duro por su dinero!

Piense en la integración de POS como en un restaurante establecido, donde el ahorro de tiempo chisporrotea en la cocina, los datos se aceleran sin problemas, las recetas antiguas y apreciadas se mantienen en secreto y a todo el personal le encanta lo que hace. Así como todo restaurante exitoso depende de una comunicación efectiva entre el frente del local y la cocina, la integración del sistema POS garantiza que la infraestructura digital del restaurante funcione de manera eficiente, con información precisa que nutre y sostiene todas sus operaciones. ¡Buen provecho!

Yan Courtois es el director ejecutivo de Flexspring, el experto en integración de datos de RR.HH. Flexspring proporciona servicios gestionados de integración de POS para restaurantes, comercio minorista, servicios y hostelería, así como departamentos de recursos humanos en una amplia gama de industrias. Yan tiene más de 20 años de experiencia implementando, integrando y optimizando sistemas y procesos de recursos humanos para algunas de las empresas más grandes del mundo. Con Flexspring, Yan lidera un equipo de expertos para proporcionar una integración de datos de próxima generación para aplicaciones de recursos humanos que sea rápida, sencilla y rentable. Yan ha convertido a Flexspring en el experto de referencia para la integración de datos de recursos humanos para aplicaciones de software líderes, incluidas ADP, BambooHR, Greenhouse, NetSuite, Oracle, Paychex, Paylocity, Salesforce y más.

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